Procedura AML: wzór dla biura rachunkowego

Procedura AML — formalnie wewnętrzna procedura w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu — to dokument, który musi mieć każda instytucja obowiązana, także jednoosobowe biuro rachunkowe. Podczas kontroli GIIF zwykle zaczyna się właśnie od niej. Poniżej znajdziesz wymagane elementy i wzór struktury z przykładowymi zapisami, który dostosujesz do swojej firmy.

Uwaga: wzór jest punktem wyjścia, nie gotowym dokumentem. Procedura musi odpowiadać faktycznej działalności i ocenie ryzyka Twojego biura. Przed wdrożeniem skonsultuj ją ze specjalistą AML.

Podstawa prawna

Obowiązek wynika z art. 50 ustawy z 1 marca 2018 r. Procedurę przyjmuje instytucja obowiązana, a przed wejściem w życie zatwierdza ją kadra kierownicza wyższego szczebla (w małym biurze — właściciel). Procedurę trzeba okresowo przeglądać i aktualizować, zwłaszcza po aktualizacji oceny ryzyka (art. 27) lub zmianie przepisów.

Ustawa wymienia elementy, które procedura musi określać — m.in.:

• działania ograniczające ryzyko i zasady zarządzania rozpoznanym ryzykiem,
• zasady identyfikacji i oceny ryzyka związanego z klientem i transakcją,
• zasady stosowania środków bezpieczeństwa finansowego,
• zasady przechowywania dokumentów i informacji,
• zasady przekazywania informacji i zawiadomień do GIIF,
• zasady upowszechniania wiedzy wśród pracowników (szkolenia),
• zasady zgłaszania naruszeń przez pracowników,
• kontrolę wewnętrzną lub nadzór nad przestrzeganiem procedury.

Wzór struktury procedury AML dla biura rachunkowego

1. Postanowienia ogólne

• Nazwa biura, NIP, adres, zakres usług (prowadzenie ksiąg, KPiR, kadry i płace).
• Podstawa prawna: art. 50 ustawy AML.
• Data przyjęcia, data zatwierdzenia, osoba zatwierdzająca.

Przykład zapisu: „Procedura obowiązuje wszystkich pracowników i współpracowników Biura wykonujących czynności na rzecz klientów.”

2. Osoby odpowiedzialne

• Osoba odpowiedzialna za wykonywanie obowiązków AML (art. 7), a w razie potrzeby pracownik odpowiedzialny za zgodność (art. 8).
• Zastępstwa.

3. Ocena ryzyka

• Odwołanie do oceny ryzyka Biura (art. 27) i terminu jej aktualizacji (co najmniej co 2 lata).
• Kryteria oceny ryzyka klienta: rodzaj klienta, branża, kraj, struktura własności, forma płatności, sposób nawiązania współpracy.
• Kategorie ryzyka: niskie / standardowe / podwyższone. Zobacz Ocena ryzyka AML — wzór.

4. Środki bezpieczeństwa finansowego

• Kiedy je stosujemy: przed zawarciem umowy o świadczenie usług księgowych, przy transakcji okazjonalnej od 15 000 euro, przy podejrzeniu, przy wątpliwościach co do danych, przy zmianie okoliczności u klienta.
• Identyfikacja i weryfikacja tożsamości — jakie dane i z jakich dokumentów (art. 36–37).
• Beneficjent rzeczywisty — ustalenie struktury własności, wydruk z CRBR, procedura przy rozbieżnościach (art. 61a).
• Sprawdzenie list sankcyjnych i statusu PEP — klienta i beneficjentów.
• Cel i charakter stosunków gospodarczych.

Przykład zapisu: „Przed podpisaniem umowy Biuro weryfikuje klienta i jego beneficjentów rzeczywistych na listach sankcyjnych (MSWiA, UE, ONZ) oraz w bazie PEP. Wynik weryfikacji w postaci raportu PDF włącza się do akt klienta.”

5. Wzmożone i uproszczone środki

• Kiedy stosujemy wzmożone środki (PEP, kraje wysokiego ryzyka, nietypowa struktura) i co obejmują: zgoda właściciela, ustalenie źródła majątku i środków, częstsze przeglądy.
• Kiedy można zastosować uproszczone środki i jak to dokumentujemy.

6. Bieżące monitorowanie

• Częstotliwość ponownej weryfikacji według kategorii ryzyka (np. wysokie — co 6 miesięcy, standardowe — co 12 miesięcy, niskie — co 24 miesiące).
• Sygnały ostrzegawcze w dokumentach księgowych klienta.

7. Odmowa i rozwiązanie współpracy

• Gdy nie da się zastosować środków bezpieczeństwa finansowego — nie nawiązujemy lub rozwiązujemy stosunki gospodarcze i rozważamy zawiadomienie GIIF.

8. Zawiadomienia do GIIF

• Kto podejmuje decyzję, jak i w jakim terminie przekazujemy zawiadomienie (art. 74 — niezwłocznie, nie później niż w 2 dni robocze; art. 86 — przed przeprowadzeniem transakcji).
• Zakaz informowania klienta o zawiadomieniu.

9. Przechowywanie dokumentacji

• Co przechowujemy (kopie dokumentów, raporty z weryfikacji, analizy), gdzie i jak długo — 5 lat (art. 49).

10. Szkolenia i zgłaszanie naruszeń

• Plan szkoleń (art. 52) i ewidencja uczestnictwa.
• Anonimowy kanał zgłaszania naruszeń (art. 53) i ochrona zgłaszających.

11. Kontrola wewnętrzna i aktualizacja procedury

• Kto i jak często sprawdza stosowanie procedury, zasady aktualizacji, rejestr zmian.

Załączniki: formularz identyfikacji klienta, wzór oświadczenia o statusie PEP i beneficjencie rzeczywistym, karta oceny ryzyka klienta, rejestr szkoleń.

Najczęstsze błędy przy kontroli

• Procedura „z internetu” — ogólnikowa, niedopasowana do działalności biura i nieaktualna.
• Brak śladu w praktyce — procedura mówi o weryfikacji list sankcyjnych, ale w aktach klientów nie ma żadnego dowodu, że się odbyła.
• Brak zatwierdzenia przez kadrę kierowniczą i brak dat.
• Brak powiązania z oceną ryzyka — kategorie ryzyka w procedurze nie odpowiadają ocenie ryzyka biura.

Drugi punkt najłatwiej naprawić: każda weryfikacja w WeryfikacjaKlienta.pl kończy się raportem PDF z datą, wynikiem i kodem QR, który dołączasz do akt klienta. Kontroler od razu widzi, że procedura działa w praktyce.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Wzór wymaga dostosowania i weryfikacji przez specjalistę AML.