Ankieta AML: wzór do pobrania (Word i PDF) i co musi zawierać

Ankieta AML to formularz, w którym klient podaje informacje potrzebne instytucji obowiązanej do zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego: dane identyfikacyjne, beneficjenta rzeczywistego, status PEP, cel współpracy i źródło środków. Wypełniasz ją, gdy prosi o nią bank. Przygotowujesz ją sam, jeśli prowadzisz biuro rachunkowe, biuro nieruchomości lub inną instytucję obowiązaną. Poniżej znajdziesz bezpłatny wzór i wyjaśnienie, co musi się w nim znaleźć.

Bezpłatny wzór do pobrania: Ankieta AML klienta – Word (DOCX) · Ankieta AML klienta – PDF do druku. Wzór ma 5 stron: cztery wypełnia klient, ostatnią instytucja obowiązana. W Wordzie pola wyboru zaznaczysz kliknięciem, a wzór dostosujesz do swojej procedury AML i uzupełnisz o logo.

Czy ankieta AML jest obowiązkowa

Ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu nie używa słowa „ankieta”. Nakazuje natomiast instytucjom obowiązanym stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego (art. 34 ust. 1) i ich dokumentowanie (art. 34 ust. 3). Na żądanie GIIF lub innego organu kontroli instytucja musi wykazać, że zastosowała środki odpowiednie do ryzyka.

Ankieta jest więc narzędziem, a nie obowiązkiem samym w sobie. W praktyce to jednak najprostszy sposób, żeby zebrać od klienta wymagane informacje w jednym miejscu i mieć dowód na kontrolę. Część informacji, np. status PEP, ustawa wprost pozwala uzyskać w formie pisemnego oświadczenia klienta (art. 46 ust. 1).

Dla klienta ankieta też nie jest formalnie obowiązkowa, ale odmowa ma skutki. Jeżeli instytucja nie może zastosować któregoś ze środków bezpieczeństwa finansowego, nie nawiązuje współpracy, nie przeprowadza transakcji albo rozwiązuje stosunki gospodarcze (art. 41 ust. 1).

Ankieta AML z banku: dlaczego bank o nią prosi

Bank jest instytucją obowiązaną, więc musi znać swojego klienta (zasada KYC) i na bieżąco aktualizować posiadane informacje (art. 34 ust. 1 pkt 4 lit. c). Dlatego banki okresowo proszą klientów o wypełnienie ankiety AML. PKO BP robi to na przykład w aplikacji IKO i w serwisie iPKO. Pytania zwykle dotyczą źródła dochodów, celu korzystania z rachunku, przewidywanych obrotów i statusu PEP.

Jeśli taką ankietę dostałeś:

• sprawdź, czy prośba naprawdę pochodzi z banku — wypełniaj ankietę tylko w zalogowanej aplikacji lub serwisie, nigdy z linku w SMS-ie czy e-mailu,
• odpowiadaj zgodnie z prawdą — oświadczenie o statusie PEP składasz pod rygorem odpowiedzialności karnej,
• nie zwlekaj — gdy bank nie może zaktualizować danych, może wstrzymać transakcje na rachunku albo rozwiązać umowę (art. 41).

Tak samo działa ankieta, o którą poprosi Cię biuro rachunkowe, notariusz czy pośrednik w obrocie nieruchomościami przed rozpoczęciem współpracy.

Co musi zawierać ankieta AML

Zakres ankiety wynika ze środków bezpieczeństwa finansowego. Nasz wzór zawiera wszystkie wymagane elementy:

Część wzoru	Co zawiera	Podstawa prawna
A	dane osoby fizycznej i przedsiębiorcy	art. 36 ust. 1 pkt 1
B	dane osoby prawnej i osoby ją reprezentującej	art. 36 ust. 1 pkt 2, art. 34 ust. 2
C	beneficjenci rzeczywiści i struktura własności	art. 2 ust. 2 pkt 1, art. 36 ust. 2
D	oświadczenie o statusie PEP	art. 46 ust. 1
E	cel i charakter stosunków gospodarczych	art. 34 ust. 1 pkt 3
F	źródło pochodzenia środków i majątku	art. 34 ust. 1 pkt 4 lit. b, art. 46 ust. 2
G	sankcje i państwa wysokiego ryzyka	art. 43 ust. 2 pkt 10
H	załączniki	art. 34 ust. 4
I	oświadczenia klienta i informacja o przetwarzaniu danych	art. 34 ust. 5, art. 41, art. 49
J	adnotacje instytucji obowiązanej	art. 33, 37, 43, 46, 61a

Dane identyfikacyjne klienta

Art. 36 ust. 1 wymienia dane, które trzeba ustalić:

• osoba fizyczna: imię i nazwisko, obywatelstwo, numer PESEL (a gdy go nie nadano, data i państwo urodzenia), seria i numer dokumentu tożsamości, adres zamieszkania (jeśli instytucja go zna),
• przedsiębiorca (JDG): dodatkowo firma, NIP i adres głównego miejsca wykonywania działalności,
• osoba prawna lub jednostka organizacyjna: nazwa (firma), forma organizacyjna, adres siedziby lub prowadzenia działalności, NIP (a gdy go brak, państwo rejestracji, nazwa rejestru, numer i data rejestracji) oraz imię, nazwisko i PESEL (lub data urodzenia) osoby ją reprezentującej.

Ustalasz też tożsamość i umocowanie osoby działającej w imieniu klienta, np. pełnomocnika (art. 34 ust. 2).

Beneficjent rzeczywisty

Beneficjent rzeczywisty to osoba fizyczna, która sprawuje kontrolę nad klientem, np. ma więcej niż 25 % udziałów lub głosów (art. 2 ust. 2 pkt 1). Gdy nie da się jej ustalić, wpisuje się osobę zajmującą wyższe stanowisko kierownicze. Danych z ankiety nie weryfikuje się wyłącznie w CRBR (art. 37 ust. 3), a rozbieżności z rejestrem trzeba odnotować (art. 61a). Więcej w artykule Beneficjent rzeczywisty i CRBR.

Oświadczenie o statusie PEP

Ustawa pozwala przyjąć od klienta pisemne oświadczenie, że jest albo nie jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne. Oświadczenie składa się pod rygorem odpowiedzialności karnej i musi zawierać klauzulę „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.” (art. 46 ust. 1). Nasz wzór tę klauzulę zawiera.

Status PEP obejmuje też członków rodziny i bliskich współpracowników takiej osoby (art. 46 ust. 6). Po zakończeniu pełnienia funkcji instytucja stosuje wobec takiej osoby środki uwzględniające ryzyko przez co najmniej 12 miesięcy (art. 46 ust. 5), dlatego wzór pyta także o stanowiska zakończone w ostatnim roku.

Cel współpracy i źródło środków

Instytucja ocenia stosunki gospodarcze i uzyskuje informacje o ich celu i zamierzonym charakterze (art. 34 ust. 1 pkt 3). W uzasadnionych przypadkach bada też źródło pochodzenia wartości majątkowych klienta (art. 34 ust. 1 pkt 4 lit. b), a przy PEP także źródło jego majątku (art. 46 ust. 2 pkt 2).

Kiedy klient wypełnia ankietę

Środki bezpieczeństwa finansowego, a więc i ankietę, stosujesz (art. 35 ust. 1):

• przy nawiązaniu stosunków gospodarczych,
• przy transakcji okazjonalnej o równowartości co najmniej 15 000 euro (także w kilku powiązanych operacjach) albo przy transferze środków powyżej 1000 euro,
• przy podejrzeniu prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,
• gdy masz wątpliwości co do prawdziwości lub kompletności danych klienta.

U stałych klientów ankietę aktualizujesz, w szczególności gdy zmienił się charakter współpracy, dane klienta lub beneficjenta rzeczywistego (art. 35 ust. 2). Częstotliwość aktualizacji zależy od ryzyka i określasz ją w wewnętrznej procedurze AML.

Co zrobić z wypełnioną ankietą

Sama ankieta nie wystarczy. Odpowiedzi klienta trzeba sprawdzić i wykorzystać:

1. Zweryfikuj tożsamość na podstawie dokumentu tożsamości, odpisu z rejestru albo innego wiarygodnego i niezależnego źródła (art. 37 ust. 1).
2. Sprawdź klienta i beneficjenta rzeczywistego na listach sankcyjnych i w bazie PEP. Oświadczenie klienta nie wystarczy, jeśli niezależne źródło pokazuje coś innego.
3. Oceń ryzyko klienta i udokumentuj ocenę (art. 33). Pomoże Ci wzór oceny ryzyka AML.
4. Dobierz środki: uproszczone (art. 42), standardowe albo wzmożone (art. 43).
5. Przechowuj dokumentację przez 5 lat od zakończenia współpracy lub przeprowadzenia transakcji okazjonalnej (art. 49). Więcej w artykule Przechowywanie dokumentacji AML.

Na te adnotacje jest przeznaczona część J wzoru.

Najczęstsze błędy przy ankiecie AML

• Ankieta skopiowana bez dostosowania. Pytania muszą odpowiadać Twojej działalności i ocenie ryzyka. Biuro rachunkowe pyta o co innego niż pośrednik w obrocie nieruchomościami.
• Brak klauzuli o odpowiedzialności karnej w oświadczeniu PEP. Bez niej oświadczenie nie spełnia wymogu art. 46 ust. 1.
• Odpowiedzi przyjęte bez sprawdzenia. Ankieta to deklaracja klienta. Beneficjenta rzeczywistego i status PEP trzeba zweryfikować w niezależnych źródłach.
• Ankieta wypełniona raz na zawsze. Dane trzeba aktualizować, zwłaszcza po zmianie wspólników lub zarządu.
• Brak informacji o przetwarzaniu danych. Przed nawiązaniem współpracy instytucja informuje klienta o przetwarzaniu jego danych osobowych (art. 34 ust. 5).

Co zmieni AMLR od 10 lipca 2027 r.

Od 10 lipca 2027 r. zakres danych o kliencie i beneficjencie rzeczywistym określi bezpośrednio unijne rozporządzenie AMLR (2024/1624). Struktura ankiety pozostanie podobna, ale część pól trzeba będzie uzupełnić, np. o miejsce urodzenia i wszystkie posiadane obywatelstwa. Przed tą datą warto przejrzeć swój wzór. Szczegóły w artykule AMLR i AMLA od 2027 r..

Ankieta plus weryfikacja w 30 sekund

Ankieta zbiera deklaracje klienta, a kontrola GIIF sprawdza, czy je zweryfikowałeś. WeryfikacjaKlienta.pl sprawdza klienta i beneficjenta rzeczywistego na listach sankcyjnych MSWiA, UE i ONZ oraz w bazie PEP, a wynik zapisuje jako raport PDF z kodem QR. ID raportu wpiszesz w części J ankiety, a raport dołączysz do akt klienta. Bez abonamentu, od 3,90 zł netto za weryfikację w pakiecie. Załóż konto.

Źródła: ustawa z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ISAP), PKO BP – KYC: poznaj swojego klienta.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Wzór wymaga dostosowania do wewnętrznej procedury AML.