Przechowywanie dokumentacji AML: co, jak i jak długo

W kontroli AML obowiązuje prosta zasada: czego nie udokumentujesz, tego nie zrobiłeś. Dlatego przechowywanie dokumentacji to nie formalność, tylko dowód, że instytucja obowiązana rzeczywiście stosowała środki bezpieczeństwa finansowego. Reguluje to art. 49 ustawy z 1 marca 2018 r.

Jak długo? 5 lat

Co	Od kiedy liczyć 5 lat
Kopie dokumentów i informacje uzyskane w ramach środków bezpieczeństwa finansowego, dowody i zapisy transakcji	od dnia zakończenia stosunków gospodarczych z klientem albo od dnia przeprowadzenia transakcji okazjonalnej
Wyniki analiz prowadzonych w ramach środków bezpieczeństwa finansowego	od dnia ich przeprowadzenia

Okres liczy się więc nie od dnia weryfikacji, ale od zakończenia współpracy. Jeśli prowadzisz księgowość klienta przez 10 lat, dokumenty z pierwszej weryfikacji przechowujesz przez 15 lat.

Przedłużenie na żądanie GIIF

GIIF może zażądać przechowywania dokumentacji przez kolejne 5 lat, jeśli jest to niezbędne np. do toczącego się postępowania (art. 49 ust. 3). Decyzję podejmuje GIIF, a nie instytucja, i musi ją wydać przed upływem pierwotnego okresu. Przedłużenie nie dotyczy niektórych zawodów — m.in. notariuszy, adwokatów, radców prawnych, doradców podatkowych, biegłych rewidentów, biur rachunkowych i pośredników w obrocie nieruchomościami.

Co powinno być w aktach klienta?

• dane identyfikacyjne i kopia lub dane dokumentu tożsamości,
• odpis z rejestru (KRS, CEIDG) przy firmach,
• ustalenia dotyczące beneficjenta rzeczywistego i wydruk z CRBR,
• wynik sprawdzenia list sankcyjnych (MSWiA, UE, ONZ),
• status PEP — oświadczenie klienta i wynik sprawdzenia w bazie (lista PEP),
• karta oceny ryzyka klienta,
• informacja o celu i charakterze współpracy,
• notatki z bieżącego monitorowania i ponownych weryfikacji,
• analizy nietypowych transakcji i decyzje w sprawie zawiadomień do GIIF.

Forma przechowywania

Ustawa nie narzuca formy — dokumentacja może być papierowa lub elektroniczna. Ważne, by była:

• kompletna i łatwa do odnalezienia dla każdego klienta,
• chroniona przed utratą i dostępem osób nieuprawnionych,
• datowana — z widocznym dniem wykonania czynności.

Raport z WeryfikacjaKlienta.pl spełnia ten warunek od razu: ma datę i godzinę weryfikacji, unikalne ID i kod QR, którym kontroler potwierdzi jego autentyczność. Raporty zostają też w ewidencji w aplikacji.

AML a RODO

Przechowywanie dokumentacji AML opiera się na obowiązku prawnym (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), więc klient nie może żądać usunięcia danych przed upływem terminu. Po upływie okresu przechowywania dane należy jednak usunąć lub zniszczyć, chyba że inne przepisy (np. podatkowe) wymagają dłuższego przechowywania. Warto wpisać tę zasadę do procedury AML.

Najczęstsze błędy

1. Dokumenty rozproszone po skrzynkach e-mail i dyskach pracowników.
2. Brak dowodu, kiedy wykonano weryfikację.
3. Liczenie 5 lat od weryfikacji zamiast od zakończenia współpracy.
4. Brak procedury usuwania danych po upływie terminu.

Nieprzechowywanie dokumentacji jest zagrożone karą administracyjną — zob. Kary AML.

Źródła: ustawa z 1 marca 2018 r. (ISAP).

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.