Bieżące monitorowanie klienta AML: jak często weryfikować ponownie

Wiele firm traktuje weryfikację klienta jak jednorazową formalność przy podpisaniu umowy. Tymczasem bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych to jeden z czterech środków bezpieczeństwa finansowego (art. 34 ust. 1 pkt 4 ustawy AML) — i obowiązuje przez cały czas trwania współpracy.

Co obejmuje bieżące monitorowanie?

Według ustawy bieżące monitorowanie obejmuje:

• analizę transakcji przeprowadzanych w trakcie współpracy — czy są zgodne z wiedzą o kliencie, jego działalnością i profilem ryzyka,
• w uzasadnionych przypadkach badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych,
• aktualizowanie posiadanych dokumentów, danych i informacji o kliencie.

Ustawa wymaga też szczególnej uwagi wobec transakcji nietypowych, złożonych lub o nietypowo wysokiej wartości bez widocznego uzasadnienia — instytucja powinna wyjaśnić ich tło i wzmocnić monitorowanie (art. 43 ust. 4).

Dlaczego jednorazowa weryfikacja nie wystarczy?

• Listy sankcyjne się zmieniają — UE przyjmuje kolejne pakiety, MSWiA wydaje nowe decyzje. Klient czysty rok temu dziś może figurować na liście sankcyjnej.
• Status PEP powstaje w trakcie — klient może zostać posłem, wiceministrem albo członkiem rodziny takiej osoby (lista PEP).
• Zmienia się struktura własności — nowy wspólnik może oznaczać nowego beneficjenta rzeczywistego.
• Zmienia się działalność — biuro rachunkowe może zauważyć w księgach przepływy niepasujące do profilu klienta.

Jak często weryfikować ponownie?

Ustawa nie podaje konkretnych terminów — zależą od oceny ryzyka. Przykładowe podejście:

Poziom ryzyka klienta	Ponowna weryfikacja
Niskie	co 24 miesiące
Standardowe	co 12 miesięcy
Podwyższone (np. PEP, kraj wysokiego ryzyka)	co 6 miesięcy lub częściej

Wybraną częstotliwość zapisz w procedurze AML i stosuj konsekwentnie.

Zdarzenia, które wymagają weryfikacji poza planem

Wobec dotychczasowych klientów środki stosuje się ponownie, gdy zmieniają się okoliczności (art. 35 ust. 2). W praktyce:

• zmiana wspólników, zarządu lub beneficjenta rzeczywistego,
• zmiana siedziby — zwłaszcza za granicę,
• nietypowa transakcja — wysoka, złożona albo z udziałem nowego kraju,
• negatywne informacje w mediach — zob. Adverse media,
• nowy pakiet sankcji dotyczący branży lub kraju klienta,
• wątpliwości co do prawdziwości wcześniej uzyskanych danych.

Jak to zorganizować w małej firmie

1. Zapisz datę następnej weryfikacji przy każdym kliencie — np. w ewidencji albo arkuszu.
2. Raz w miesiącu przejrzyj listę klientów, u których termin minął.
3. Powtórz sprawdzenie list sankcyjnych i statusu PEP i zachowaj nowy raport obok poprzedniego.
4. Udokumentuj zmiany — nowe dane, nową ocenę ryzyka, decyzje.

W WeryfikacjaKlienta.pl ewidencja sama oznacza klientów, których ostatnia weryfikacja jest starsza niż 12 miesięcy, a ponowną weryfikację uruchomisz jednym kliknięciem. Każdy raport zostaje w historii — kontroler zobaczy, że monitorowanie naprawdę się odbywa.

Źródła: ustawa z 1 marca 2018 r. (ISAP).

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.