Szkolenie AML dla pracowników: obowiązek, zakres i dokumentacja

Najlepsza procedura AML nie zadziała, jeśli pracownicy jej nie znają. Dlatego ustawa z 1 marca 2018 r. nakłada na instytucje obowiązane obowiązek szkoleń AML (art. 52). Brak szkoleń to jedno z naruszeń najczęściej stwierdzanych przy kontrolach — i podstawa do kary administracyjnej.

Co mówi art. 52?

Instytucja obowiązana zapewnia udział osób wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w programach szkoleniowych. Szkolenia muszą obejmować również zagadnienia ochrony danych osobowych.

Ustawa nie określa częstotliwości ani formy szkoleń. To instytucja decyduje o nich w wewnętrznej procedurze — proporcjonalnie do skali działalności i oceny ryzyka.

Kogo szkolić?

• osoby, które weryfikują klientów i przyjmują dokumenty,
• osoby obsługujące transakcje lub mające kontakt z płatnościami,
• osobę odpowiedzialną za AML i pracownika odpowiedzialnego za zgodność (art. 7–8),
• kadrę kierowniczą, która zatwierdza procedurę i decyzje,
• nowych pracowników — przed rozpoczęciem samodzielnej pracy z klientami.

W jednoosobowym biurze szkolenie dotyczy samego właściciela.

Co powinien obejmować program?

1. Podstawy — czym jest pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu, rola GIIF.
2. Obowiązki z ustawy — środki bezpieczeństwa finansowego, beneficjent rzeczywisty, PEP, listy sankcyjne.
3. Procedura wewnętrzna — kto co robi w Twojej firmie, krok po kroku.
4. Sygnały ostrzegawcze typowe dla Twojej branży.
5. Zawiadomienia — kiedy i jak zawiadomić GIIF, zakaz informowania klienta.
6. Dokumentacja i przechowywanie.
7. Ochrona danych osobowych — wymagana wprost przez art. 52.
8. Zgłaszanie naruszeń — anonimowy kanał z art. 53.

Jak często?

Dobra praktyka to:

• szkolenie wprowadzające dla każdego nowego pracownika,
• szkolenie okresowe co najmniej raz w roku,
• szkolenie doraźne po istotnej zmianie przepisów (np. przed wejściem w życie AMLR w 2027 r.) albo procedury.

Forma szkolenia

Szkolenie może być stacjonarne, online, w formie e-learningu albo instruktażu wewnętrznego prowadzonego przez osobę odpowiedzialną za AML. Ważne, żeby było dopasowane do Twojej działalności — ogólne szkolenie dla banków niewiele da pracownikowi biura nieruchomości.

Jak udokumentować szkolenie?

Kontroler zapyta nie tylko, czy szkolenia się odbywają, ale też, czy umiesz to wykazać. Przechowuj:

• program i materiały szkolenia,
• listę obecności albo raport z platformy e-learningowej z datą,
• wynik testu sprawdzającego, jeśli go stosujesz,
• plan szkoleń na kolejny rok.

Szkolenie a narzędzia

Szkolenie uczy, co sprawdzać. Narzędzie sprawia, że sprawdzenie zajmuje chwilę i zostaje po nim ślad. Pokaż pracownikom, jak w WeryfikacjaKlienta.pl zweryfikować klienta na listach sankcyjnych i w bazie PEP w 30 sekund — i jak odczytać przykładowy raport, w tym trafienia fałszywe.

Źródła: ustawa z 1 marca 2018 r. (ISAP).

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.